Privatlivspolitik vedr. håndtering af medarbejderes personoplysninger
Hvem er vi?
Som en naturlig del af dit ansættelsesforhold behandler Compex (herefter ”vi/os/vores”) oplysninger om dig med henblik på opfyldelse af vores kontrakt- og lovmæssige forpligtelser samt til opfyldelse af vores administrative eller ledelsesmæssige formål.
Med nærværende oplysningstekst informeres du om disse behandlinger af personoplysninger, ligesom du informeres om dine rettigheder i den forbindelse.
Vi er dataansvarlige for de personoplysninger, som vi behandler om dig. Vores kontaktoplysninger er:
Jonni Hahn, 60177123/info@compex.dk
Hvordan behandler vi dine personoplysninger?
Nedenfor kan du finde en beskrivelse af hver enkelt behandlingsaktivitet, information om hvilke personoplysninger der behandles, formålet med behandlingen, behandlingsgrundlaget, videregivelse, behandlingens varighed og, hvor dette er relevant, oplysning om overførsel af personoplysninger til tredjelande.
”2.1. Generel kunde- og leverandørkontakt
Når du på vegne af en kunde eller en leverandør, er i kontakt med os, behandler vi personoplysninger om dig i form af navn, telefonnummer og e-mailadresse, med henblik på at fremsende tilbud, indgå aftale, udstede eller betale fakturaer eller i øvrigt varetage det løbende kunde- og leverandørforhold.
Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af kontrakt).
I tilfælde af manglende betaling, kan vi videregive dine personoplysninger til Danske Inkasso mhp. at inddrive vores tilgodehavende.
2.2. Brug af cookies
Vores hjemmeside gør brug af cookies. I forbindelse med vores brug af cookies behandler vi personoplysninger om dig i form af f.eks. IP-adresse, device-ID, referrers, oplysninger om browser eller device type, oplysninger om din adfærd på hjemmesiden (og på tværs af hjemmesider), præferencer (f.eks. ift. sprog og indstillinger) og unikke ID.
Nødvendige cookies
Når vi behandler personoplysninger om dig i forbindelse med brugen af nødvendige cookies, er retsgrundlaget for behandlingen databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f (legitim interesse), idet det er i vores legitime interesse at behandle almindelige personoplysninger om dig med henblik på at kunne levere en fuldt funktionel hjemmeside.
Formålet med behandlingen af personoplysninger i forbindelse med brugen af nødvendige cookies er således at sikre, at vores hjemmeside fungerer optimalt.
Ikke-nødvendige cookies
Når vi behandler personoplysninger om dig i forbindelse med brugen af ikke-nødvendige cookies, herunder præferencer, statistik og markedsføringscookies, er retsgrundlaget for behandlingen databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a (samtykke). Du er til enhver tid berettiget til at trække dit samtykke tilbage. Dette kan du gøre ved at ændre dine indstillinger for brug af cookies i cookiebanneret.
Formålet med behandlingen af personoplysninger i forbindelse med brugen af
præferencecookies er at sikre, at hjemmesiden kan huske f.eks. indstillinger m.v.
statistikcookies er at gøre det muligt for os at få indsigt i dine interaktioner med vores hjemmeside.
markedsføringscookies er at kunne spore din adfærd på tværs af websites og platforme med henblik på adfærdsbaseret markedsføring.
Brug af tredjepartscookies
Når vi gør brug af tredjepartscookies, kan der ske videregivelse af dine personoplysninger til sådanne tredjeparter. Du kan finde mere information om de pågældende tredjeparter i cookiepolitikken.
Visse udbydere af tredjepartscookies behandler herudover dine personoplysninger til deres egne formål, hvorfor vi opfordrer dig til at gennemgå disse udbyderes privatlivspolitikker via de respektive links i cookiepolitikkens punkt 6 under ”Læs mere”.
2.4. Sociale medier
Vi har en virksomhedsprofil på Facebook. Når du besøger eller på anden måde interagerer med vores Facebook-profil, kan der i visse tilfælde opstå fælles dataansvar mellem os og selskabet bag Facebook, Meta Platforms.
Vi har derfor indgået aftale om fælles dataansvar med de sociale medier. Det er mellem os og de sociale medier aftalt, at vi er ansvarlige for at opfylde oplysningspligten. Vi skal derfor give dig følgende oplysninger:
Når du interagerer med vores Facebook-profil, vil der i ovenstående tilfælde være fælles dataansvar med Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Ireland. For så vidt angår den del af behandlingen, som Meta Platforms er selvstændigt dataansvarlig for, kan du finde nærmere oplysninger om Meta Platforms’ behandling af dine personoplysninger her www.facebook.com/about/privacy.
Når du besøger vores hjemmeside, indsamler vi således oplysninger om dig i form af oplysninger om din adfærd på hjemmesiden og andre oplysninger indsamlet via cookies, tags, pixels, m.v. For yderligere information om vores brug af cookies, henviser vi til vores cookiepolitik. Vi er ansvarlige for at sikre et retsgrundlag for denne behandling, og vi videregiver dine personoplysninger til Meta Platforms.
Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a (samtykke). Vi er ansvarlige for at indhente dette samtykke. Du er til enhver tid berettiget til at trække dit samtykke tilbage. Dette kan du gøre ved at ændre dine indstillinger for brug af cookies i cookiebanneret.
Påberåbelse af rettigheder, hvor de sociale medier er ansvarlige
De sociale medier er selv ansvarlige for at sikre et retsgrundlag fsva. de personoplysninger, som de sociale medier behandler om dig, og som de ikke har modtaget fra os.
De sociale medier er således også selv ansvarlige for at muliggøre, at du kan påberåbe dig dine rettigheder i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 15-20. Du kan finde nærmere oplysninger om, hvordan du påberåber dig dine rettigheder hos de sociale medier via ovenstående link.
Påberåbelse af rettigheder, hvor vi er ansvarlige
Hvis du i øvrigt ønsker at påberåbe dig dine rettigheder for så vidt angår de personoplysninger, der er opbevaret hos os (dvs. oplysninger indsamlet via dit besøg på vores hjemmeside) kan du gøre dette i overensstemmelse med nedenstående overblik over rettigheder.
Påberåbelse af retten til indsigelse
Hvis du ønsker at gøre indsigelse mod behandlingen af personoplysninger i forbindelse med brug af insights- og analyseværktøjer, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 21, kan du gøre dette både ved henvendelse til de sociale medier og til os.”
Opbevaring og sletning af personoplysninger
I dette afsnit kan du finde information om de opbevaringsperioder, der gør sig gældende for behandlingen af dine personoplysninger som nævnt ovenfor.
Personalemappen tjener som dokumentation for dit ansættelsesforhold og vil blive opbevaret under hele din ansættelse. I forbindelse med dit ansættelsesophør vil vi gennemgå din personalemappe med henblik på at vurdere, om der er oplysninger, der bør slettes på dette tidspunkt. Som udgangspunkt vil din personalemappe blive opbevaret i 5 år plus indeværende år efter din fratrædelse.
Herudover vil dine personoplysninger blive opbevaret i overensstemmelse med opbevaringsperioderne som nævnt nedenfor:
Regnskabsmateriale, herunder transaktionssporet, bilag og anden dokumentation, vil blive opbevaret i 5 år plus indeværende år i overensstemmelse med bogføringslovens regler.
Personoplysninger i forbindelse med arbejdsulykker opbevares i 30 år fra ulykkestilfældet i henhold til forældelsesfristen, mens oplysninger relateret til erhvervssygdomme opbevares i 5 år fra kendskabstidspunktet.
Personoplysninger, der behandles i relation til medarbejderlister, vil blive opbevaret under din ansættelse og vil blive slettet på det tidspunkt, du fratræder.
”Vi opbevarer dine personoplysninger så længe dette er nødvendigt for at opfylde det eller de formål med behandlingen, som er angivet ovenfor. Vi sletter således dine personoplysninger, når vi ikke længere har et sagligt formål med at opbevare disse. Til brug for vurderingen af opbevaringsperioden vil vi lægge vægt på eventuelle lovgivningsmæssige forpligtelser til opbevaring, forældelsesregler m.v., ligesom vi vil vurdere opbevaringsperioderne i lyset af behandlingens risiko.”
Overladelse og overførsel af dine personoplysninger
I forbindelse med behandlingen af dine personoplysninger, overlader vi disse til behandling hos en række af vores databehandlere, herunder udbydere af IT-systemer og hosting løsninger.
I forbindelse med vores brug af databehandlere Microsoft og One.com sker der overførsel af personoplysninger til tredjelande, hhv. USA og Storbritannien. Overførslerne sker på baggrund af EU-Kommissionens tilstrækkelighedsvurdering samt fsva. Microsoft dertilhørende certificering under EU-US Data Privacy Framework.
Hvilke rettigheder har du?
I henhold til databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven har du en række rettigheder, når vi behandler personoplysninger om dig.
Ret til at se oplysninger (indsigtsret), artikel 15
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.
Ret til berigtigelse, artikel 16
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
Ret til sletning, artikel 17
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
Ret til begrænsning af behandling, artikel 18
Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet), artikel 20
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
Ret til indsigelse, artikel 21
Du har i de tilfælde, hvor behandlingen af personoplysninger er baseret på legitime interesser, ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.
Klage til Datatilsynet
Du har mulighed for at klage over vores behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet via www.datatilsynet.dk eller Datatilsynet, Carls Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, e-mail dt@datatilsynet.dk og telefon 33 19 32 00.